大型活動(dòng)策劃要如何組織和實(shí)施？
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一、什么是大型活動(dòng)策劃？
大型活動(dòng)策劃是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織策劃眾多人參與的社會(huì)協(xié)調(diào)活動(dòng)。這一定義要把握大型活動(dòng)的2個(gè)重要概念：
1、要有計(jì)劃性。凡事都應(yīng)有計(jì)劃，大型活動(dòng)策劃更不例外，還要求有嚴(yán)謹(jǐn)周密的計(jì)劃。
2、眾多人參與是大型活動(dòng)重要的概念。既然是大型活動(dòng)，就應(yīng)該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動(dòng)。一個(gè)單位有一萬個(gè)職工，要開一個(gè)全體大會(huì)，也是眾多人參與，這也不一定算是大型活動(dòng)。大型活動(dòng)和小型活動(dòng)的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動(dòng)的社會(huì)化程度。
二、大型活動(dòng)策劃的組織和實(shí)施
從程序上說，大型活動(dòng)策劃的組織和實(shí)施，要完全按照公關(guān)四步工作法的要求執(zhí)行：
1、立項(xiàng)，就是要把活動(dòng)作為一個(gè)項(xiàng)目確定下來，這個(gè)活動(dòng)要不要做?為什么做?一定要很清楚。
2、可行性的研究及調(diào)查。
做調(diào)查，大家很清楚，不詳細(xì)闡述，但大型活動(dòng)策劃調(diào)查有其特殊性，例如調(diào)查的內(nèi)容：國家關(guān)于大型活動(dòng)方面的政策和法規(guī)、公眾關(guān)注的熱點(diǎn)、歷史上同類個(gè)案的資訊、場地狀況和時(shí)間的選擇性，都是調(diào)查的內(nèi)容。
可行性研究，是一個(gè)十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動(dòng)的社會(huì)適應(yīng)性，包括社會(huì)環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性。財(cái)力適應(yīng)性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動(dòng)是否有利于我們宣傳方面節(jié)省費(fèi)用?如果我投放媒介做廣告，比做大型活動(dòng)更有效，大型活動(dòng)就不一定做了。還有社會(huì)物質(zhì)水平的適應(yīng)性，大型活動(dòng)需要?jiǎng)佑迷S多社會(huì)物質(zhì)，許多創(chuàng)意也需要物質(zhì)的支持，因而需要策劃人員把握現(xiàn)代科研成果。最后一個(gè)是應(yīng)急能力的適應(yīng)研究性，需要那些應(yīng)變措施?如戶外活動(dòng)要考慮天氣的情況，野外活動(dòng)考慮更多的是安全設(shè)施問題，這些都是我們要進(jìn)行可行性研究的范疇。
3、提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意。
除了個(gè)人創(chuàng)意外，我們要特別強(qiáng)調(diào)群體創(chuàng)意的概念。我不贊成個(gè)人策劃大師的提法，當(dāng)今的時(shí) 代已經(jīng)不像三國演義時(shí)代要有一個(gè)諸葛孔明，靠一個(gè)人拈指算出什么妙計(jì)來，而是靠不同學(xué)科的組合群體策劃。所以中山大學(xué)請我給他們學(xué)生講策劃的時(shí)候，他們原 來做案例作業(yè)是要求每個(gè)學(xué)生一人做一個(gè)整體的案例策劃書，我說能不能改一改，變成以一個(gè)小組的方式進(jìn)行策劃?他們改了三年，效果很好。這不是泯滅個(gè)人的創(chuàng) 意，集體創(chuàng)意的過程也始終貫穿著個(gè)人的創(chuàng)意過程，作為現(xiàn)代策劃，需要的是多個(gè)學(xué)科的綜合和集體的智慧，而不是某個(gè)大師的杰作。
4、方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學(xué)的論證，方案論證通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點(diǎn)移植法。
三、大型活動(dòng)策劃操作和實(shí)施過程中應(yīng)注意的問題
1、辦理審批手續(xù)。有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實(shí)際工作中，我們應(yīng)該希望得到有關(guān)單位的審批。這里給大家講一個(gè)案例，廣州某單位曾做過一個(gè)敬老活動(dòng)，本來是很好的事情，找了很多贊助單位，包括一個(gè)煙花廠贊助了煙花。當(dāng)時(shí)雖然廣州還沒有規(guī)定在城市放煙花要經(jīng)過審批，但在公眾場所進(jìn)行活動(dòng)必須經(jīng)過審批。這個(gè)單位是一個(gè)局級單位，他們認(rèn)為有權(quán)在自己的場地上做敬老活動(dòng)，就沒有向有關(guān)單位報(bào)批。活動(dòng)辦得很熱鬧，有文藝節(jié)目演出，有很多贊助單位給老人送禮品，最后放煙花，但煙花一放，遭到了公安機(jī)關(guān)的追究，為什么?因?yàn)樗麤]有辦審批手續(xù)，也缺乏民航管理規(guī)范知識，在飛機(jī)航線上放煙花，無論如何都是違法的。
2、實(shí)施操作設(shè)計(jì)。廣州睿陽活動(dòng)策劃公司認(rèn)為：我們應(yīng)該非常重視實(shí)施方案的操作設(shè)計(jì)。我們看到一些單位組織的活動(dòng)，甚至是專業(yè)機(jī)構(gòu)承接的活動(dòng)，都存在這樣的問題：創(chuàng)意很好，但是由于缺乏操作設(shè)計(jì)，在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神或者沒有達(dá)到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進(jìn)一步進(jìn)行操作設(shè)計(jì)，操作設(shè)計(jì)必須包括比較準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)預(yù)算，因?yàn)楹芏鄦挝蛔龌顒?dòng)，預(yù)算做100萬，最后花了160萬，從現(xiàn)代管理考核這個(gè)活動(dòng)，就不能說是成功的。
3、方案培訓(xùn)。在大型活動(dòng)策劃里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動(dòng)策略實(shí)施提供建設(shè)性的勞動(dòng)，因而需要對工作人員進(jìn)行方案培訓(xùn)，只有知情才能出力。
4、設(shè)計(jì)評估標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)大型活動(dòng)的評估應(yīng)該有一個(gè)準(zhǔn)確的評估標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)在很多方案做好以后，往往忽略做評估標(biāo)準(zhǔn)方案，包括我們的客戶很少要求我們做評估方案，更不愿意付出費(fèi)用，讓專業(yè)公司給他做評估報(bào)告。評估標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該在我們策劃的時(shí)候把它設(shè)計(jì)出來，這樣可以讓客戶在完成這個(gè)方案以后，根據(jù)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)作出科學(xué)評估。
5、實(shí)施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計(jì)，重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序。
四、活動(dòng)策劃的技巧
活動(dòng)策劃的技巧很多，今天只討論兩種方法。
1、應(yīng)該有一個(gè)比較能夠表達(dá)我們主題的氛圍設(shè)計(jì)，今天大家在大會(huì)會(huì)場看到大會(huì)主題形象宣傳板，很清晰，而且它有中英文，這些宣傳板帶出這次大會(huì)主題氛圍，也帶出了國際公共關(guān)系交流的概念，這是很用心思的策劃。我們應(yīng)該重視通過場地的設(shè)計(jì)，氣氛的設(shè)計(jì)，把活動(dòng)的主題氛圍帶出來，這點(diǎn)往往有很多人不太重視，他們只考慮某一個(gè)活動(dòng)環(huán)節(jié)上的創(chuàng)意，而忽略了場地上的創(chuàng)意。
2、創(chuàng)造活動(dòng)的 “眼”，“眼”的概念是從文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出來的。我們上中學(xué)時(shí)讀過朱自清的散文《背影》，他用白描的手法寫出父親買橘子的一段，是最具傳神 的地方，這就是文眼。我們唱歌的朋友知道，有很多歌你可能不會(huì)全部唱出，但是你一聽就能記下一兩句，你記下的就是最精彩之處，說明了這是最具有傳播性的地 方，這就是歌眼所在。大型活動(dòng)策劃同樣需要?jiǎng)?chuàng)造這樣一個(gè)非常精彩的地方，要有**，要把這個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)得更有傳播性，這是大型活動(dòng)創(chuàng)意的核心和關(guān)鍵。
在大型活動(dòng)策劃的組織和實(shí)施過程中，還有很多技巧可以利用，只要我們不斷總結(jié)提高，就一定能創(chuàng)作出更多、更有影響力的大型活動(dòng)。
五、策劃大型活動(dòng)的意義
1、綜合實(shí)力的展現(xiàn)
大型活動(dòng)舉辦本身就是綜合實(shí)力的展現(xiàn)。國際大型活動(dòng)是綜合國力和地區(qū)綜合實(shí)力的表現(xiàn)——經(jīng)濟(jì)實(shí)力、政治實(shí)力（感召力）、文化實(shí)力。例如：北京奧運(yùn)會(huì)的成功舉辦，對于展示中國悠久的歷史、燦爛的文化、改革開放30多年的巨大成就和當(dāng)代中國人民昂揚(yáng)向上的時(shí)代風(fēng)貌，樹立中國良好的國家形象，擴(kuò)大國際影響力，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展，都起到了積極、重要的作用。
2、較強(qiáng)的拉動(dòng)力
隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快，全球范圍內(nèi)的大型活動(dòng)越來越豐富，參加大型活動(dòng)的國家和地區(qū)越來越多，大型活動(dòng)所產(chǎn)生的效益也越來越明顯。主要表現(xiàn)在兩方面：一是經(jīng)濟(jì)拉動(dòng)力；二是社會(huì)拉動(dòng)力。因此，許多國家和地區(qū)為了提升自己的國際形象，都爭辦大型國際活動(dòng)，并希望借此振興本國的經(jīng)濟(jì)。
3、高度的被關(guān)注性
（1）高度的國際關(guān)注
大型活動(dòng)策劃本身就是世界范圍內(nèi)的活動(dòng)，有很多國家輪流舉辦或國際合作組織組辦或被冠以“國際”，這些都與國際政治經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展密切相關(guān)，必然引起相關(guān)國家關(guān)注。
（2）高度的媒體關(guān)注
報(bào)紙、雜志、廣播、電視、電影、網(wǎng)絡(luò)等大眾傳播媒介會(huì)拿出主要板塊和黃金時(shí)間進(jìn)行報(bào)導(dǎo)。
（3）高度的民眾關(guān)注
舉辦方為了擴(kuò)大影響和效果，必將特定的信息準(zhǔn)確地傳達(dá)給公眾，引起公眾關(guān)注，使其接受。況且，高傳播率、高檔次的大型活動(dòng)策劃內(nèi)容本身就吸引民眾傾情關(guān)注和參與。
（4）高度的商家關(guān)注
大型活動(dòng)策劃檔次高、規(guī)模大、號召力強(qiáng)，是企業(yè)形象展示、品牌推廣、產(chǎn)品宣傳的絕好時(shí)機(jī)，還可以進(jìn)行投資與合作項(xiàng)目的洽談，因此商家會(huì)給予高度的關(guān)注和支持，并且參與進(jìn)來。
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